الالتزام والأخلاق المهنية

في عام 2016م أصبحت عملية الإفصاح السنوي تتم إلكترونياً، بحيث يتمكن الموظفون من الإفصاح عن التزامهم للعناصر الأساسية في قواعد السلوك المهني، وسياسات مكافحة الفساد، وتعارض المصالح.

وقد تم عقد نحو 42 جلسة توعية وتدريب على قواعد السلوك المهني في الشركة، شارك فيها نحو 30% من الموظفين. ومن المتوقع أن ترتفع هذه النسبة بشكل خلال عام 2017م مع بدء تنفيذ برنامجنا الجديد للتعليم الإلكتروني.

وتمثلت أهم الإنجازات التي قامت بها معادن في مجال الالتزام خلال العام فيما يلي:

  • إجراء الدراسات المسحية للموظفين والموردين التي أثبتت نجاح جهود معادن في ترسيخ ثقافة القيم الأخلاقية.
  • نشر كتيّب قواعد السلوك المهني في معادن للموظفين.
  • تطوير منصة إلكترونية جديدة تسمى الالتزام ، لتسهيل عملية التواصل إلكترونياً بين فريق الالتزام والموظفين.

و تتوسع لتغطي المتطلبات القانونية والتنظيمية المحلية والمعايير الدولية. وضمن هذه السياسة، فإن أهم إضافة هو إدراج إجراءات محددة للتعامل مع الوسطاء (الطرف الثالث).

كما تتضمن السياسة الجديدة تعريفاً شاملاً لمفهوم الرشوة وأشكالها ومصادرها ونشأتها. وتشرح السياسة أيضا للموظفين ما ينبغي القيام به في حالة الشك بوجود عمل مخالف يتطلب الإبلاغ.

ويتم العمل حالياً على استحداث عدد من السياسات الخاصة بالإفصاح والشفافية، والتحقيق والضوابط التجارية.

واصل فريق الالتزام في معادن إشراك الموظفين والموردين خلال العام 2016م في برامج توعوية وتدريبية ودراسات استقصائية. ساهمت في نشر الوعي حول قيمنا وقواعد السلوك المهني، ومسائل تعارض المصالح، وسياسات معادن الأخرى. كما ساعدت في تحديد الثغرات المحتملة في نهجنا وسياساتنا.. كما يحظى فريق الالتزام بدعم الإدارة التنفيذية العليا مما مكنه من الانخراط مع مجالس إدارات الشركات التابعة وإدارتها وموظفيها.

تستمر شركة معادن بالعمل على تحديد وتقييم ومراقبة ورصد مخاطر الالتزام، وتقديم التوصية بالضوابط المناسبة والإجراءات التصحيحية عند الضرورة. ونحن نحرص في الحالة التي يطرأ فيها تغييرات على القوانين واللوائح، أو عند استحداث قوانين جديدة على التزام إداراتنا والشركات التابعة بالأنظمة.

وشركة معادن بصدد تطبيق المراحل الأولى من البرنامج الجديد «سمارت» الذي يستمر لمدة عامين، والذي يسعى لتعزيز ثقافة الالتزام في الشركة. ويعتمد البرنامج على التعليم الإلكتروني واللقاءات المباشرة لتعزيز الوعي والتدريب ونشر السياسات، وسوف تركّز دورات التعليم الإلكتروني على قيم معادن، وقواعد السلوك المهني، وسياسة تعارض المصالح وسياسة مكافحة الفساد، والضوابط التجارية.

لقد تم العمل مؤخراً على وضع سياسات فعالة لمعالجة مسائل الالتزام والأخلاقيات المهنية. وتمت الموافقة على سياسة مكافحة الفساد واعتمادها في شركة معادن والشركات التابعة لها. وترتكز هذه السياسة على الأحكام ذات الصلة بمدونة قواعد السلوك المهني في معادن،

ولا يعتبر التعرض للمخاطر ونظام المراجعة الداخلية عبر لجنة المراجعة كافيين للتأثير السلبي على التسجيل الدقيق للمعاملات وعمليات معادن.

توزيع الأرباح
قامت معادن بتطوير وتمويل مشاريع كبيرة وما زالت تؤمن بوجود العديد من الفرص الاستثمارية المتاحة التي ستوظف فيها تدفقاتها النقدية. وقد تقدم مجلس الإدارة بالتوصية للجمعية العامة غير العادية بعدم توزيع أرباح عن العام المالي المنتهي في 31 ديسمبر 2016 م.

العلاقات مع المستثمر
إن برنامج علاقتنا مع المستثمرين يحرص على تطبيق الشفافية في عمليات التواصل من خلال الالتزام الكامل بقواعد الالتزام التي تسنّها الإرشادات واللوائح الصادرة عن هيئة السوق المالية.

نحن في معادن نتبع سياسة التواصل الاستباقي مع السوق من خلال إعلام المساهمين بالتطورات الأساسية التي من شأنها أن تؤثر على الأعمال. كما نقوم بعقد حوارات دورية مع المستثمرين ونوجه توصيات لإدارة الشركة حول رؤية السوق.

ونحرص دائماً على تمكين المستثمرين من التواصل مع إدارة «معادن»؛ وذلك من خلال إطلاعهم على أهداف الشركة وغاياتها وأعمالها عبر موقع «تداول». كما نشارك في المؤتمرات الخاصة بالمستثمرين ونتيح للمحللين والمستثمرين الوصول إلى فريق العلاقات مع المستثمر عبر الهاتف، أو البريد الإلكتروني.

وقد أعددنا بناءً على هذه المقاربة المصوبة نحو المخاطر خطة مراجعة داخلية لثلاث سنوات نقوم بتحديثها سنوياً؛ لضمان ملاءمتها لأهداف الشركة والمخاطر الناشئة.

وبالإ ضافة إلى ما سبق ذكره، قدمت إدارة المراجعة الداخلية الدعم الاستشاري للإدارة العليا، بما في ذلك القيام بمهام خاصة خارج إطار الخطة السنوية المعتمدة.

    ومن أهم ما تم تنفيذه:
  • الخدمات الاستشارية الخاصة بتطبيق خطة التحول من المعايير المحاسبية السعودية (SOCPA) إلى تطبيق المعايير المحاسبية الدولية للتقارير المالية (IFRS).
  • الخدمات الاستشارية والتقييمية الخاصة بتحديث أنظمة السياسات والإجراءات المالية لمعالجة الثغرات الرئيسية التي قد تظهر أثناء التطبيق.
  • قضايا غير روتينية، وأوضاع أعمال لضمان اتساق الممارسات.

 

وقد استطاعت إدارة المراجعة الداخلية خلال عام 2016م تنفيذ 80 عملية مراجعة مختلفة للشركة بتطبيق معايير ونطاق للمراجعة الداخلية؛ مما وفّر تغطية أفضل للمخاطر، وتحسين مستوى الأداء. واشتملت تلك الخدمات على جميع العمليات الرئيسية للأعمال والمشاريع الكبرى، إلى جانب المبادرات الاستراتيجية وغيرها.

وفضلاً عن أنشطة التأمين قامت إدارة المراجعة الداخلية بإنجاز 25 مهمة عمل خاص.

ووفقاً لأداء إدارة المراجعة الداخلية خلال العام، وإدراكنا لأنظمة الرقابة الداخلية والحوكمة لشركة معادن، فإن الشركة تمتلك أنظمة ضوابط داخلية فعالة؛ إذ لم تتعرض معادن لأي من المخاطر أو القضايا غير التي سجلتها لجنة المراجعة.

المراجعة الداخلية
تعد إدارة المراجعة الداخلية جزء اً لا يتجزأ من إطار الحوكمة في معادن في إطار الممارسات المهنية الدولية IPPF. وقد أجمع مقيّمو معهد المدققين الداخليين في الولايات المتحدة على تطابق إدارة المراجعة الداخلية في معادن مع إطار الممارسات المهنية الدولية.

وتقوم معادن تحت إشراف لجنة المراجعة بتقديم تقارير استشارية مؤكدة؛ مستقلة وموضوعية، وذات قيمة مضافة، تساعد على تطوير مهام وأعمال الشركة. وتسلّم إدارة المراجعة الداخلية تقريرها حول فعالية أنظمة الرقابة الداخلية لرئيس لجنة المراجعة على أساس ربع سنوي.

    وتتضمن أعمال المراجعة الداخلية تقييم المهام التالية:

  • مراجعة كفاءة وفاعلية الرقابة الداخلية في معادن، واقتراح تحسين بعض الجوانب.
  • تقييم كفاءة إدارة المخاطر المركزية في الشركة.
  • مراجعة المعايير التطبيقية لإجراءات الصحة والسلامة والبيئة.
  • تقييم فاعلية أنظمة الرقابة الداخلية للتأكد من الالتزام بالقوانين والأنظمة واللوائح والعقود والسياسات الخاصة بالشركة.
  • ضمان موثوقية وسلامة إفصاحات المعلومات المالية.
  • التحقق السنوي من الحفاظ على أصول الشركة المختلفة.
  • مراجعة العمليات التشغيلية لتقييم أدائها بما يتناسب مع تطلعات معادن الاستراتيجية.

وتتَّبع معادن استراتيجية مراجعة حول المخاطر تركز على ثلاثة مجالات:

  • التخطيط
  • مجال العمل
  • اقتراحات لتحسين نقاط الضعف.
  • تسهيل متطلبات المراجعة التشريعية (التدقيق الخارجي)، والتنظيمية (الوكالات الدولية).
  • متابعة تطبيق الإدارة للإجراءات التصحيحية وفق نتائج التدقيق.